Как это происходит сейчас
Перечень позиций рассылается вручную. Ответы приходят в разное время — в теле письма, в Excel с чужой структурой, в PDF. Часть позиций пропущена, единицы измерения не совпадают. Сводная таблица собирается несколько дней, и проверить в ней конкретную цену уже невозможно.
Что делает цифровой сотрудник
Готовит запрос по перечню и отправляет после разрешения ответственного. Собирает ответы, читает Excel, PDF и текст письма, сопоставляет позиции с перечнем. Сводит таблицу, где у каждой цены есть ссылка на исходный ответ. Пропуски, расхождения единиц и неоднозначные ответы выносит в отдельный список вопросов — не заполняет догадками.
Что получает бизнес
Проверяемое сравнение: что предложено, кем, по каким позициям, откуда каждая цена и чего не хватает для решения. Плюс дисциплину: ни один поставщик не получит два письма, ни одна позиция не потеряется.
Где остаётся человек
Разрешение на отправку запроса. Разбор неоднозначных ответов. Выбор победителя и любые обязательства перед поставщиком — это класс действий, который никогда не становится автономным.
Что не обещаем
Ответы от всех поставщиков. Самую низкую рыночную цену. Автоматический выбор победителя. Экономию на закупке «потому что таблица делается автоматически» — более низкая цена подтверждается отдельно.
Как измеряем эффект
Ручные часы на один завершённый сбор предложений. Время до готового сравнения — ожидание поставщиков отдельно от обработки. Число позиций и ответов, обработанных без потери качества. Доля сравнений, принятых без исправлений.
Что нужно на входе
Перечень позиций, список разрешённых поставщиков, канал переписки (почта или мессенджер), правила сравнения: единицы, валюта, что считать эквивалентом. Один завершённый пример из прошлого — для проверки.